Herramientas para la planificación
Las herramientas de planificación flexibles permiten que las personas emprendedoras puedan crear sus propios documentos y tableros, o, por el contrario, realice el trabajo basado en plantillas, por lo son sumamente útiles para gestionar diversas áreas del negocio.
Google Drive
¿Cómo mantener toda la información en la nube y desarrollar trabajo colaborativo?
El desarrollo de tareas actualmente es colaborativo y por ello se comparten diferentes documentos, una forma fácil de mantener el orden y avanzar en el trabajo es usando Google Drive en el se puede:
- Enviar, compartir y almacenar documentos en formatos (audios, videos, imágenes, texto, hojas de cálculo, presentaciones, entre otros).
- Abrir, editar y crear documentos en diferentes formatos (texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, entre otros).
- Trabajo colaborativo (edición, lector o propietarios), se pueden agregar comentarios asignados a las personas por medio de correo electrónico.
- Incluir aplicación de Google para automatizar el trabajo colaborativo como es el calendario y Keep-notas entre otros.
Links que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Trello
¿Cómo hacer que el tiempo se aproveche al máximo?
Cotidianamente se desarrollan muchas actividades y para ello se necesita una planificación detallada del tiempo, un aliado en este proceso es Trello; ya que permite:
- Organización y clasificación de tareas por medio de tableros.
- Planificación de calendario para publicaciones en las redes o la estrategia de mercadeo.
- Facilita el trabajo colaborativo y la asignación de procesos.
- Seguimiento de procesos de los integrantes por medio de etiquetas de colores y fecha de entrega.
- Permite el almacenar contenido dinámico para la elaboración de documentos.
Links que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Ike
¿Cuáles es una forma ágil e intuitiva para organizar las tareas diarias?
Ike es una aplicación que permite:
- Priorizar tareas según su importancia o urgencia.
- Clasificar por colores las listas de acuerdo las tareas a desarrollar.
- Crear recordatorios con fechas establecidas y con la ubicación de los lugares en donde se realizarán las tareas.
- Añadir grabaciones e imágenes a las tareas.
- Permite la visualización del progreso y los logros de forma animada.
Herramientas para la gestión de equipos y el tiempo.
Estas herramientas mejorarán la gestión de proyectos, donde es posible asignar tareas, definir fechas límites y, sobre todo fomentar el trabajo colaborativo; siendo muy eficientes para acceder a la información fácilmente, desde un mismo lugar.
Teamwork
¿Cómo gestionar los proyectos de forma colaborativo?
En donde la gestión estratégica y la implementación de aplicaciones sea posible estos son algunos beneficios que brinda Teamwork, además de:
- Acceso a cada proceso en el que se estén trabajando los integrantes del equipo.
- Comunicarse de forma interna y externa con los colabores por medio del chat.
- Desarrollo de tareas con fechas límites de entrega, hitos y gráficos.
- Adaptabilidad al dispositivo móvil, filtra y agrupa la información optimizando las búsquedas.
- Asignación de tareas según su prioridad mejorando la productividad del proyecto.
- La automatización de procesos hace que las tareas se asignen y se pasen a los miembros del equipo de acuerdo a las funciones establecidas.
- Creación de informes y análisis de las tareas de acuerdo al porcentaje de progreso.
Links que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Asana
¿Cómo hacer más sencillas las tareas de gestión de proyectos?
Actualmente la gestión de proyectos busca simplificar las tareas, una alternativa que facilita los procesos es Asana, permitiendo:
- La gestión de tareas, proyectos y registro de actividades colaborativas del equipo de trabajo.
- Almacenamiento de archivos y la integración de otras aplicaciones.
- Adaptabilidad en dispositivos móviles.
- Visualización del calendario, lista o tablero.
- Seguimiento de tiempos según la persona asignada como responsable.
- Envía y gestiona las solicitudes de trabajo en un solo lugar.
- Planificación de los objetivos establecidos por el equipo.
- Reducción en tiempo asignado a tareas rutinarias y la simplificación de los procesos.
Links que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Jira
¿Cómo gestionar proyectos bajo metodologías agiles?
Y así adaptarse rápidamente a los cambios y sin perder el tiempo.
Para ello implementa Jira, la cual lleva a cabo las siguientes actividades:
- Tableros bajo el marco de trabajo para desarrollo ágil (Scrum), personalizados enfocados en ofrecer valor iterativo.
- Visibilidad para lograr los objetivos proyectados.
- Comunicación de las rutas del proyecto a los integrantes del equipo.
- Elaboración de informes con datos en tiempo real y flujo de trabajo personalizados.
- Facilidad para automatizar procesos y tareas.
- Ahorro de tiempo y adaptable a dispositivos móviles.
Slack
¿Cómo ordenar todo el trabajo de equipo en un solo lugar?
Slack facilita almacenar la información accedida en cualquier momento y por cualquier miembro del equipo, otros de sus usos son:
- Historial disponible para realizar búsquedas, uso compartido de archivos e integración de aplicaciones.
- Trabajo de forma sincrónica con otras empresas socias que usen Slack.
- Organización y espacios de conversaciones con otros integrantes del equipo por medio de los canales.
- Colaboración con otras empresas o socios.
- Comunicación constante y rápida debido a su mensajería, llamadas de voz y video-llamadas.
- Generador de flujos de trabajo que permiten fortalecer el trabajo con el equipo y mantener una comunicación horizontal y dinámica.
Links que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Herramientas para la gestión de finanzas
Con la legislación nacional vigente, es fundamental utilizar herramientas que faciliten la facturación y la gestión de las finanzas del negocio. Siendo estas plataformas facilitadoras de la gestión financiera, con una cantidad de funcionalidades útiles.
Facturador virtual
¿Cómo comenzar a digitalizar las facturas emitidas?
Actualmente las empresas brindan a sus clientes la factura electrónica, la cual debe cumplir con ciertos parámetros tributarios.
El facturador virtual facilita el proceso de digitalización y ayuda con las facturas que se deben emitir a tributación, entre sus facilidades se encuentran:
- Acceso desde cualquier lugar, por medio de una computadora o dispositivo móvil.
- El acceso es mediante usuario y contraseña la cual queda registrada.
- Está diseñada para la disminución de errores a la hora de llenarla con la información de los clientes.
Link que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Excel
¿Cómo identificar el avance de la empresa, en compras, ventas, inventario entre otros de una forma fácil?
Para ello puedes usar Excel, ya que permite:
- Elaborar flujo de caja (gastos-ingresos), estados financieros.
- Procesos contables.
- Gráficos de las ventas y las compras y tablas dinámicas.
- Llevar los cronogramas de actividades de la empresa.
- Estadísticas comparativas.
- Inventarios, entre otros.
Links que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Herramientas para la gestión de clientes.
Independientemente del giro del negocio, gestionar clientes de una forma ordenada es esencial para mantener a los mismos satisfechos, además, esto también permite una adecuada gestión administrativa. Estas permiten levantar bases de datos e inclusive dar seguimiento continuo a cada cliente, fundamental para la sostenibilidad financiera del negocio.
Podio
¿Cómo trabajar de forma sincronizar con el equipo?
Podio brinda una serie de alternativas que mantienen al equipo sincronizado en donde la integración del contenido sea fácil y claro, al mismo tiempo brinda:
- Comunicación y colaboración rápida, facilidad para administración.
- Facilita flujos de trabajo, gestión de tareas, almacenamiento limitado, visualización de datos.
- Organización de actividades, calendario, programación de tareas,.
- Chat integrado, colaboración social, paneles personalizados.
Link que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Agile CRM
¿Cómo gestionar las ventas, marketing y servicios al cliente desde un solo lugar?
Agile CRM es un software en la nube que se enfoca en gestionar de forma satisfactorias las relaciones con los clientes, en esta aplicación podrá llevar a acabo las siguientes acciones:
- Comunicación por medio de conversaciones en línea temporal o cronológica.
- Datos de contactos de los clientes e integración de telefonía.
- Sincronizar el calendario con Google para crear eventos, reuniones, llamas, y estar informado de todas las actividades o tareas a desarrollar.
- Dar seguimiento a documentos, acuerdos, procesos de ventas, contratos, correspondencia (electrónica).
- Gestión de proyectos y generación de reportes mediante métricas.
- Mercadeo por medio de redes sociales, brindado estadísticas con indicadores para la toma de decisiones en inversión y envió de mensajes automatizados y personalizados a los clientes.
Link que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Herramientas para la creatividad colaborativa.
Lo que antes podíamos hacer en una sesión presencial con una pizarra o papel, se ha transformado en herramientas que nos permiten tener la misma colaboración en la virtualidad, estas opciones son muy útiles para la creatividad y la colaboración remota para equipos pequeños.
Jamboard
¿Cómo crear ideas de forma colaborativa tu equipo de trabajo por medio de virtual?
La virtualidad es un proceso que ha llegado a cambiar la dinámica cotidiana, Jamboard es caracterizada por:
- Elaboración de archivos en tiempo real.
- Permite la integración de todas las aplicaciones de Google.
- Facilita la construcción de ideas mediante la comunicación, pensamiento crítico y la creatividad ideas.
- Se puede insertar imágenes, contenidos o exportar documentos.
Links que les guían en el proceso de uso de la aplicación:
Miro
¿Cómo puedo distribuir el trabajo en el equipo y que este sea colaborativo?
Miro da la posibilidad de:
- Elaborar video-llamadas.
- Integrar otras aplicaciones colaborativas.
- Es una herramienta para solución de problemas, ya sea, por medio de mapas de empatía, lluvias de ideas, entre otras.
- Desarrollo de trabajo digital en tiempo real.
- Uso de tableros colaborativos, rápidos e interactivos en el equipo de trabajo.
Links que les guían en el proceso de uso de la aplicación:
Ciberseguridad.
Las empresas son cada vez más digitales es importante tomar previsiones respecto a la seguridad de los programas, documentos, en fin, todo tipo de información compartida por el emprendimiento, para monitoreo y protección digital.
Boxcryptor
¿Cómo se pueden proteger los datos en la nube?
Una alternativa para mantener los datos seguros es Boxccryptor, además, permite lo siguiente:
- Es gratis si no es de uso comercial.
- Es compatibles para dispositivos móviles, computadoras personales y de escritorio.
- Es una solución colaborativa de forma segura con los usuarios.
Links que le guían en el proceso de uso de la aplicación:
Esto es una producción de OMiPYME - UNED.
Elaborado por:
- Adriana Gómez
- Karla Yanitzia Artavia Díaz
Diseño gráfico:
- Fernanda Cerdas
San José Costa Rica, 2020.