Il DPCM 13/11/2014, all’art. 9 comma 2 dispone:

“Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’art.40, comma 1, del Codice [n.d.r. CAD], formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici…”.

La natura nativo digitale del documento amministrativo viene mantenuta se lo stesso è sottoscritto con firma elettronica (semplice, avanzata o qualificata). In caso di necessità di sottoscrizione di un documento amministrativo con firma digitale (firma elettronica qualificata) il sistema adottato dall'Ateneo e utilizzabile sia per il personale T.A. che dal personale Docente è U-Sign e ha come obiettivo quello di velocizzare, rendere intuitivo e centralizzare il processo di firma, rendendo disponibile all’utilizzatore finale un’interfaccia web accessibile da qualsiasi dispositivo e utilizzando la metodologia della firma remota tramite codice OTP.

È possibile accedere al servizio cliccando sotto:

oppure accedendo al servizio cruscotto di Ateneo, alla voce U-Sign Firma Digitale, come evidenziato in figura.

Entrare nel sistema U-Sign inserendo le stesse credenziali USERNAME e PASSWORD che l'utente usa per entrare sulla posta elettronica istituzionale di Ateneo.

A questo punto l'utente si troverà di fronte l'interfaccia del sistema di firma remota U-SIGN. Per iniziare cliccare su NUOVA FIRMA.

Per poter firmare digitalmente un documento è necessario creare un processo di firma valorizzando i campi nel seguente modo:

1. Nome - inserire una voce identificativa del processo di firma riferibile al documento (o documenti in caso di firma massiva) da firmare.
2. Tipologia - inserire la tipologia di documento/i da firmare.
3. Note -  è possibile inserire un campo note insieme al documento da firmare al fine di meglio dettagliare il processo di firma
4. Allega nota - è possibile caricare un documento di accompagnamento (note) al documento principale. N.B. la nota non verrà firmata digitalmente
5. Assegna a - non modificare
6. Carica file - il documento da firmare digitalmente viene caricato cliccando sul tasto "Carica file". È possibile caricare più file anche selezionandoli contemporaneamente facendo attenzione a non eccedere la dimensione massima consentita per ogni file, pari a 50 MB.
7. Firma i documenti - una volta caricato/i il/i documento/i cliccare su questo bottone per avviare il processo di firma
8. Elimina - cliccare se si intende eliminare il processo di firma in corso

N.B. I punti da 1 a 4 sono opzionali, tuttavia si consiglia di valorizzare i punti 1 e 2.

Cliccando su "Firma i documenti" il processo di firma viene avviato e il dettaglio viene visualizzato nella seguente schermata riepilogativa.

• Se si intende modificare il processo di firma è necessario cliccare sul tasto Modifica
• Se si intende eliminare il processo di firma è necessario cliccare sul tasto Elimina
• Se si intende firmare il documento cliccare allora sul tasto Procedi

Fra le funzionalità del sistema U-Sign vi è la possibilità di firmare più documenti in modo massivo. Basta semplicemente caricare nella fase di preparazione del processo di firma tutti i documenti da firmare massivamente e, dalla schermata riepilogativa, cliccare il tasto Procedi

A questo punto inserire nel campo PIN il codice numerico personale relativo alla propria firma remota e nel campo Codice OTP il codice ricevuto tramite SMS sul proprio cellulare.

Il documento è stato firmato digitalmente come si evince dalla schermata riepilogativa. A questo punto è possibile scaricare il documento firmato cliccando semplicemente sul nome del file. La firma digitale apposta sul documento è di tipo invisibile, per cui non comparirà nessun elemento grafico sul documento attestante l'avvenuta firma digitale. Per verificare la presenza della firma digitale sul documento è possibile procedere in uno dei seguenti modi:

• aprire il documento con un software di firma digitale, ad esempio Dike e verificare la presenza della firma
• aprire il documento con Adobe Acrobat Reader aprendo il pannello "Firme" posto a sinistra. Se il pannello Firme dovesse risultare nascosto, è necessario selezionare, dal menù in alto, le voci Vista → Mostra/Nascondi → Pannello di navigazione → Firme

Nella barra a sinistra verrà quindi visualizzata la firma digitale apposta sul documento corredata di certificato digitale.

N.B. Il sistema U-Sign prevede la sottoscrizione di documenti digitali in formato PADES. In caso sia necessario la sottoscrizione di documenti in formato CADES (P7M) è necessario impostare il formato CADES nella tendina che appare subito dopo il caricamento del documento (punto 6 del processo di firma).