4.1 Visie op interne communicatie

Interne communicatie is vooral informeren, motiveren en coachen.

Een slechte interne communicatie uit zich in:

• weinig interactie tussen het management en de werkvloer
• geen bereidheid tot veranderen omdat de collectieve ambitie niet duidelijk is
• overdaad aan informatie omdat er geen selectie plaatsvindt
• trage en ondoorzichtige besluitvorming
• talloze inefficiënte vergaderingen

Activisie is: de actievisie legt de nadruk op het overbrengen van de boodschap op de doelgroep.

Interactivisie is: in de interactievisie zet de organisatie sterk in op de dialoog.

Globaal onderscheiden we drie lagen:

• directie
• management
• medewerkers

Verder zijn er nog:

• ondernemingsraad
• commissarissen
• raad van bestuur

Bij interne communicatie worden er verschillende stromen gebruikt. Voorbeelden van de stromen:

• A: Verticale communicatie: dit kan zowel top-down zijn als bottom-up.
• B: Horizontale communicatie: medewerkers wisselen informatie uit vanuit de zelfde positie.
• C: Diagonale communicatie: communicatie tussen verschillende niveaus in een organisatie.
• D: Parallelle communicatie: één persoon informeert iedereen ter gelijke tijd.

Informele communicatie:

Communicatie dat plaatst vindt bij bijvoorbeeld een koffiezetapparaat. Denk hierbij wel aan dat er roddels kunnen ontstaan.

Binnen een organisatie zijn er verschillende soorten informatie die ervoor zorgen dat de medewerkers goed kunnen functioneren. We onderscheiden:

• taakinformatie: zorgt ervoor dat de juiste activiteiten op de juiste tijd, door de juiste persoon wordt gedaan.
• beleidsinformatie: betreft informatie over de strategie van de organisatie en de plannen voor de toekomst.
• P&O informatie: is informatie over procedures, regelingen, faciliteiten en arbeidsvoorwaarden.
• motiverende informatie: heeft als doel medewerkers enthousiast te maken en te houden.

Waarden en Normen: waarden laten zien wat de leden van de organisatie belangrijk vinden. Normen zijn regels die gelden in een bepaalde organisatie.

Rituelen zijn de vaste sociale gewoonten in de organisatie.

Symbolen verbeelden hoe de organisatie wil zijn.

Helden zijn mensen (leiders) die de leden van de organisatie bewonderen. Anti-helden, hieruit kunnen nieuwe medewerkers opmaken hoe zij zich wel of niet moet gedragen.

Autoritaire stijl hebben de medewerkers weinig tot geen invloed op de besluitvorming.

Consultatieve stijl vraagt het management advies aan een aantal medewerkers.

Management by objectives stellen de manager en de medewerkers targets vast voor een bepaalde periode.

Soorten van veranderingen:

1. Strategieverandering: wijzigt de koers van de organisatie.
2. Structuurverandering: verandert de opbouw van de organisatie.
3. Cultuurverandering: staat een nieuwe manier van denken en werken van medewerkers centraal.

Typen medewerkers:

1. Innovators: zijn de pioniers en kartrekkers bij de verandering.
2. Early adopters: zijn snel overtuig door de initiatiefnemers en werken graag mee.
3. Early majority: kijkt eerst de kat uit de boom, maar werkt daarna loyaal mee.
4. Late majority: staat sceptisch ten opzichte van veranderingen.
5. Laggards: zijn tegen de verandering en passen zich pas aan als vasthouden van de oude situatie onmogelijk blijkt.

Redenen voor weerstand:

• Te weinig informatie: het management onderschat soms de informatiebehoefte bij de medewerkers.
• Gebrek aan vertrouwen: medewerkers willen de gevolgen van de verandering overzien.

Weerstand verminderen:

1. Communiceer intensief: communiceer bij elke belangrijke boodschap minimaal één keer mondeling en één keer schriftelijk.
2. Stel duidelijke doelen: doelen moeten gericht zijn op korte termijn, dat wil zeggen dat ze binnen enkele weken gerealiseerd moeten worden.
3. Maak de omvang van de verandering duidelijk: zorg dat medewerkers beseffen dat er echt een probleem is.
4. Geef aan hoe de verandering plaatsvindt: wie doet wat in het veranderingsproces?

Trap van Quirke

Mondelinge interne communicatie:

1. Werk- en teamoverleg: zijn bijeenkomsten die regelmatig plaatsvinden, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks.
2. Personeelsbijeenkomsten: verschillende afdelingen moeten onderling contact hebben zodat er binnen een organisatie niet allemaal losse eilandjes ontstaan.

Schriftelijke offline interne communicatie:

1. Personeelsblad
2. Introductie van nieuwe medewerkers

Online middelen:

1. Interne mail
2. Facebook
3. Intranet

Communicatie-audit: om te weten hoe de communicatie binnen een organisatie verloopt, is onderzoek nodig.

Centrale vragen kunnen zijn:

1. Hoe verloopt de communicatie?
2. Wat is het effect van de communicatie?
3. Wat is de waardering voor de interne communicatie?