En fin d'année, vient le temps des inventaires et du recolement. Arrivée depuis peu dans un CDI "à l'abandon" j'ai décidé de me lancer petit à petit dans l'assainissement du fonds : désherbage, inventaire, recolement. Comme il est souvent difficile de fermer un CDI pour faire de la gestion et comme j'ai la chance d'avoir des élèves extras, je me suis dit "pourquoi pas... faire un bingo !"

D'une pierre, deux coups

Mes objectifs étaient multiples :

• Savoir ce que j'avais en rayon : faire l'inventaire
• Comparer le contenu des rayons à celui de la base de données : faire un recolement
• Coller des codes barres sur les livres : parce que chercher le numéro d'exemplaire dans les premières pages... et en plus j’ambitionne l'achat d'un lecteur optique...
• Occuper les inactifs

Le matériel utilisé

• Le logiciel BCDI
• Le programme d'impression d'étiquettes de codes à barres développé par Roger Valeyre mille mercis à lui !
• Des planches d'étiquettes blanches autocollantes [personnellement j'utilise ce modèle avec ce paramétrage]

La procédure

Il faut procéder petit à petit... Pour ma part, j'ai décidé de commencer par les fictions et plus particulièrement par les romans. Dans le CDI de mon collège, les romans sont classés par ordre alphabétique et non par genre (pour un classement par genre, il faudra adapter les équations).

1ère étape : sans la participation des élèves

Dans BCDI, chercher les romans dont l'auteur commence par la lettre A

1. Recherche gestionnaire > Exemplaires
2. Cote E. = ~R A-~ sauf Situation = ~Indisponible~
3. Format de sortie --> Rapport [choisir un rapport avec juste les numéros d'exemplaires, le mien est ici (cliquer et télécharger avec la flèche en haut à droite]
4. Classement par N° d'exemplaire (normalement c'est le classement par défaut)
5. Résultats sur --> Presse papier

Dans le logiciel de création de codes barres de Roger Valeyre :

1. Choisir l'onglet liste de codes
2. Faire Ctrl V pour coller le contenu de votre presse papier
3. Charger le papier autocollant dans votre imprimante (attention au sens et à mettre suffisamment de papier)
4. Imprimer (attention à la qualité de l'impression si vous voulez utiliser un lecteur optique)
5. Écrire A en rouge sur la marge de toutes vos planches, pour ne pas risquer de mélanger avec les planches de R B-, de R C-, ...

Vous pouvez également faire un export en pdf pour une impression ultérieure sur un photocopieur (si vous n'avez pas d'imprimante au CDI, si elle est de mauvaise qualité, ou si les cartouches sont déduites d'un budget CDI).

Recommencer l'opération autant de fois que souhaité : R B- ; R C- mais aussi RF- ou RP- ou C- ...

2ème étape : Avec la participation des élèves :

Constituez des groupes et distribuez les rôles. Un groupe est chargé d'une étagère, par exemple un groupe pour les romans dont la cote commence par A. La taille d'un groupe dépend du nombre d'exemplaires que vous avez en rayon. Personnellement je suis monté jusqu'à 10 pour les romans fantastiques et policiers.

Les rôles

• Le chef de rayon : gère son rayon, trouve les numéros d'exemplaire sur les livres
• Les chercheurs : disposent chacun d'une ou plusieurs planches d'étiquettes à coller (je leur ai fait noter en haut de chaque planche le N° le plus petit et le N° le plus grand)
• Le colleur : colle un morceau de papier autocollant pour protéger le code barre (des morceaux ont préalablement été coupés en nombre et stockés dans des boites, par des élèves bien sûr !!)

Le déroulement

1. Le "chef de rayon" prend le premier livre, il cherche le numéro d'exemplaire. Il donne le numéro d'exemplaire à voix haute.
2. Les "chercheurs" explorent leurs planches, celui qui trouve dit BINGO, le chef de rayon lui donne le livre.
3. Le "chercheur gagnant" colle le code barre. Il donne le livre au colleur.
4. Le "colleur" protège le code barre à l'aide d'un plastique transparent et stocke les livres en pile à coté de lui.
5. Le chef de rayon récupère les piles pour les remettre en rayon.

Les livres qui ne trouvent pas preneur sont déposés sur le bureau de la documentaliste, les codes barres sans livre restent sur leur planche.

3ème étape : sans la participation des élèves

Prendre les livres un par un et trouver le problème : erreur dans la cote, noté mis au pilon dans BCDI mais présent en rayon, livre non enregistré...

Une fois tous les "livres problèmes" réglés regarder les codes barres qui restent et solutionner le problème au cas par cas (livre emprunté ou problème de cote le plus souvent...)

Conclusion

J'ai été enchantée de cette expérience et les élèves aussi !

Premièrement, j'ai vraiment été surprise du sérieux des élèves : je suis dans un collège REP et beaucoup de nos élèves sont en difficulté scolaire. Cet exercice nécessite l'air de rien pas mal de compétences (comme lire des nombres à 6 chiffres...) et un minimum de rigueur. Je craignais de me retrouver avec des étiquettes collées de travers (je suis un peu maniaque...) ou pire qu'ils collent n'importe quoi n'importe comment sous prétexte de coller. Mais pas du tout ! Au final je n'ai pas trouvé d'erreur, tous les livres mis de côté avaient en effet un problème d'enregistrement.

Deuxièmement, cela permet aux élèves (et aux autres par ricochet hum hum...) de se rendre compte du travail de gestion : Combien de remarque du genre "Ahh!! mais c'est çà que vous faites quand vous dites que vous avez du travail !!?!!". Et çà c'est toujours bon à prendre !

Troisièmement, cet exercice est, selon moi, excellent pour le travail de groupe. Lors de mon premier test, avec un groupe réduit, j'ai choisi un de ceux que j'estimais "le plus dégourdi" comme chef de rayon. Mais par la suite, ils se sont répartis le travail eux-mêmes et c'est très intéressant de les voir faire : celui qui préfère coller les étiquettes parce qu'il n'a pas confiance en lui et qui, l'heure suivante, prend la fonction de chef de rayon avec un autre groupe ; le grand troisième "populaire" qui perd son rôle de chef de rayon limogé par les autres qui ne le trouvent pas assez rapide au profit d'une petite sixième... Les élèves s'investissent vraiment, et arrivent même à proposer des améliorations en terme d'organisation !

Enfin, ce genre d'activité permet d'éviter ce qui selon moi est un problème : les inactifs, toujours plus nombreux en fin d'année. Personnellement, j'ai exposé le projet au chef d'établissement, qui m'a donné son aval. Cela m'a permis de prendre au CDI uniquement les volontaires, et donc de me concentrer sur la gestion sans avoir de permanence, et ses inévitables conflits, à gérer.

En résumé, intégrer les élèves à la gestion est selon moi, en collège, un exercice qui comporte que des avantages, prévoyez tout de même un Paracétamol pour la fin de semaine...

Isabelle Schaff, Professeur Documentaliste, collège Joliot Curie, Lallaing (59167) @Camuzine