ONlive Registratie Onsite
Onsite registratie is geschikt voor live of hybride events. Scan, print en houd controle over de registratie en check-in. Onsite registratie is een laagdrempelige registratie waarmee jouw event soepel begint! Kies ervoor om alleen tickets te scannen en in te checken, of voeg een persoonlijke touch toe door live badges te printen.
Onsite registratie
Voor de Onsite registratie wordt de ONlive Registratie Standaard gebruikt. De ONlive Registratie Standaard bestaat uit een eventwebsite met drie pagina's opgemaakt in de gewenste huisstijl. De eventpagina, de registratiepagina en een derde zelf in te vullen pagina. Gebruik deze bijvoorbeeld voor sprekersinformatie, of je sponsoren. Daarnaast zijn er drie mailings inbegrepen die naar eigen wens zijn in te vullen. Denk bijvoorbeeld aan een uitnodiging, bevestiging van registratie, of laatste informatie e-mail.
Deelnemers ontvangen een uitnodiging om zich te registreren voor jouw event. In het registratieformulier vullen zij hun voornaam, achternaam en e-mailadres in en maken zij een wachtwoord aan. Aanvullend is het met ONlive Registratie Standaard mogelijk om meer informatie te vragen, zoals bijvoorbeeld: telefoonnummer, bedrijf, functietitel, dieetwensen of vervoer naar locatie.
Verder bevat het registratieformulier een sessiekiezer waarmee deelnemers kunnen aangegeven welke programmaonderdelen zij willen bijwonen. Het is mogelijk bij één of meerdere sessies een deelnemerscapaciteit in te stellen, waardoor een maximaal aantal deelnemers de sessie kunnen bijwonen.
Na het afronden van de registratie ontvangen de deelnemers per mail een bevestiging van de registratie en hebben zij toegang tot het online event. In aanloop naar het event wordt er een remindermail gestuurd met de laatste (belangrijke) informatie en eventueel een persoonlijk toegangsbewijs.
Deelnemers inchecken
Wanneer een deelnemer zich heeft geregistreerd wordt er een bevestigingsmail met een QR- of barcode gestuurd welke toegang geeft tot het event. Deelnemers laten de code bij binnenkomst zien via hun telefoon of een geprinte versie. De QR-code wordt gescand met een mobiele telefoon of met een bedrade scanner gekoppeld aan een badgeprinter. De scanpunten worden bemand door mensen van de organisatie. Optioneel kun je ervoor kiezen om de scanners door hostessen te laten bedienen. Deze dienen vanuit de organisatie geregeld te worden. Of je nu kiest voor alleen inchecken of ook aanvullend badges print, met onsite registratie weet je precies wie er allemaal aanwezig is (geweest) op jouw event.
Duurzaam badges printen
Print direct gepersonaliseerde badges van de deelnemers. De QR- of barcode die bij het inchecken wordt gescand bevat de registratiedetails van de deelnemer. Bepaal zelf welke gegevens van de deelnemers je op de badges wil tonen. Denk hierbij aan de registratiedetails zoals naam, bedrijf en functietitel, de profielfoto, het persoonlijke programma of een afbeelding zoals bijvoorbeeld het logo. De badges zijn volledig af te stemmen op de huisstijl van het event. Er is keuze uit de volgende afmetingen voor de badges:
- Kleine badge: 82 mm (h) x 96 mm (b)
- Grote badge: 134mm (h) x 96 mm (b)
Door op locatie live badges te printen voorkom je onnodig veel afval. In plaats van vooraf te veel badges te printen die vervolgens overblijven, print je nu alleen de badges die daadwerkelijk nodig zijn. Het ongebruikte badgemateriaal hoeft daarom na afloop niet weggegooid te worden, maar kan voor een volgend event weer gebruikt worden.
Bij de entree wil je een optimale doorstroming, dat begrijpen we! Daarom wordt er voor het printen van de badges gebruik gemaakt van gebruiksvriendelijke en betrouwbare apparatuur. Zo kan iedereen deze taak uitvoeren. De scanners worden bemand door mensen van de organisatie. Per 500 gasten is er één technische support aanwezig.
Per 100 gasten is er een laptop, badgeprinter en een bedrade scanner aanwezig om eenvoudig en snel de codes te scannen en badges te printen. Check je de deelnemers alleen in via een mobiele scanner, dan is er per 120 gasten 1 iPhone scanner nodig.
Er wordt rekening gehouden met overcapaciteit bij de ontvangst van de gasten.
Keycords en polsbandjes
Bevestig de badges aan keycords die je naar wens kunt samenstellen. Voor de keycords kun je kiezen uit verschillende kleuren. Laat de keycords bedrukken met je logo of tekst en zet ze in als branding voor je event. Wil je de branding van je event liever subtieler? Kies dan voor polsbandjes met full color bedrukking.