Une ambitieuse année de réalisations
Innover pour enrichir l’expérience numérique de notre communauté et collaborer pour construire l’Université de demain.
Ce rapport présente les faits saillants de l’année aux Technologies de l’information.
Nos champs d’action dans chaque projet accompli sont : l’innovation pour améliorer les services informatiques de l’Université d’Ottawa et l’assiduité en ce qui concerne notre transformation numérique. Notre personnel est notre plus grande ressource; il rend possibles nos réalisations.
La sécurité numérique de notre communauté est notre priorité. Malgré les défis causés par la pandémie de COVID-19, qui a eu un impact sur notre façon de travailler, nous avons su répondre aux besoins de notre communauté d’utilisateurs et utilisatrices.
Mot du dirigeant principal de l’information
Je suis heureux de vous présenter le travail et les nombreuses réalisations des Technologies de l’information cette année.
Nous continuons de consolider nos partenariats avec les facultés, les services et nos partenaires externes, comme l’Institut de développement professionnel de l’École de gestion Telfer, ou encore OGIX, pour améliorer la connectivité Internet de l’Université d’Ottawa et de la capitale nationale, ORION, pour augmenter la résilience du réseau informatique et mieux soutenir la communauté de recherche, le corps professoral, la population étudiante et les innovateurs et innovatrices de la région d’Ottawa, et Telus pour nos premiers pas vers l'adoption de la 5G.
Des projets novateurs ont été mis en place afin d’améliorer l’expérience utilisateur de notre communauté, comme la création d’une nouvelle page Web collaborative pour le soutien technique, un nouveau service V.I.T, fait par et pour la population étudiante de l’Université, la mise en place de l’authentification à facteurs multiples (AFM) pour renforcer la sécurité des comptes étudiants, le projet de gestion des applications mobiles pour le personnel de soutien et le corps professoral, pour ne nommer que ceux-ci. Nous sommes fiers de participer activement au projet phare de l’Université, Workday, un nouveau système qui contribuera à transformer les services administratifs financiers et de ressources humaines. L’Université commencera à utiliser nouvelle solution technologique à l’hiver 2023, après la formation nécessaire des utilisatrices et utilisateurs.
Après notre pivot rapide vers le télétravail en raison de la COVID-19, nous avons continué de répondre aux besoins urgents de l’Université en ce qui trait à l’administration, à la recherche, à l’enseignement et à la communauté étudiante. Nous avons réorganisé nos priorités en fonction de l’évolution des besoins de notre communauté et avons maximisé le numérique pour passer rapidement à un mode d’activité en ligne. Notre initiative Femmes en innovation poursuit son engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) à l’Université d’Ottawa, mais aussi à l’extérieur de l’Université. Un journal numérique a été créé pour améliorer et maintenir le leadership intellectuel des femmes et des hommes impliqués dans ce mouvement.
« Je suis heureux de partager avec vous le travail de haute qualité des Technologies de l’information en 2021. Les demandes et les attentes n’ont cessé d’augmenter au cours des dernières années, et pour cela, je les remercie et les félicite pour leur dévouement à notre belle communauté universitaire.» - Martin Bernier, dirigeant principal de l’information
Bonne lecture.
Plan de Transformation numérique du campus : les indicateurs clés de performance
L’Université continue sa transformation numérique et utilise de nombreux indicateurs pour y arriver de façon optimale. Elle est :
Plus agile : Évaluation du taux de disponibilité des services critiques, qui atteint 99,92 %.
Plus durable : Amélioration de notre posture en matière de sécurité grâce à la mise en place d’une formation sur la sécurité de l’information, avec une augmentation du niveau de sécurité à 90 %.
Plus connectée : Meilleur accès pour nos utilisatrices et utilisateurs à des informations et services qui répondent à leurs besoins, en temps opportun et de manière efficace, grâce à l’outil de libre-service, avec un taux de satisfaction de 75 %.
Plus influente : Une culture organisationnelle saine, avec un engagement des employés TI qui s’élève à 83,1 %.
Évolution du travail en raison de la COVID-19
La pandémie a démontré à quel point l’infrastructure et les systèmes informatiques sont essentiels aux activités et aux communications. Malgré les changements rapides et les choix difficiles, les Technologies de l’information ont su relever le défi et continuer à réaliser des projets d’envergure grâce à la collaboration et à la communication efficace dans l’équipe.
Nous poursuivons notre travail en mode hybride. Nous disposons des technologies et de l’espace nécessaires pour soutenir un modèle de travail bureau/maison, tout en assurant la santé de nos collaborateurs et collaboratrices. Plus que jamais, notre succès est guidé par notre transformation numérique – nous sommes plus connectés, plus influents, plus agiles et plus durables pour faire face à la pandémie et continuer de bâtir l’Université de demain.
Pour accompagner la communauté universitaire et la protéger des risques que posent toujours la COVID-19 et ses variants, nous avons mis en place l’outil d’évaluation de la COVID-19. En partenariat avec nos collègues du Groupe de travail sur la reprise post-COVID-19 (GTRPC), nous avons lancé l’outil de déclaration de statut vaccinal ainsi que l’auto-évaluation quotidienne.
Créer une meilleure expérience étudiante avec les files virtuelles
En décembre 2021, conjointement avec notre fournisseur QLess, nous avons présenté notre mise en œuvre de la plateforme de file virtuelle aux établissements d’enseignement supérieur de l’Amérique du Nord. Le webinaire était centré sur la façon dont l’Université d’Ottawa tire parti de la plateforme, en plus de mettre en évidence l’impact positif qu’a eu la file d’attente virtuelle sur les étudiants et étudiantes en ces temps difficiles. Nous avons donné un aperçu de la façon dont nous avons optimisé nos processus et augmenté la visibilité des services et la mobilité afin de créer une meilleure expérience étudiante.
Grâce à cet outil, les facultés et services continuent d’assurer l’excellence de l’expérience étudiante en offrant des services en personne et virtuels. Nous avons constaté une réduction des longues files d’attente en personne, en particulier pendant les périodes de pointe.
PERSONNEL DE SOUTIEN, CORPS PROFESSORAL, COMMUNAUTÉ DE RECHERCHE ET POPULATION ÉTUDIANTE
Nous accordons de l’importance aux membres de notre communauté et à nos partenaires, et nous sommes reconnaissants de la confiance que chacun d’eux nous accorde. Ils sont toujours au centre de nos prises de décisions.
Cette année encore, nous avons innové pour leur fournir la meilleure expérience possible, en plus de travailler assidument pour leur offrir plus de sécurité technologique.
1. PERSONNEL
Nous ne le répèterons jamais assez : notre personnel est notre ressource la plus importante. Chaque année, nous soulignons les réalisations exceptionnelles des personnes qui ont été reconnues pour leurs années de travail acharné et de dévouement à l’Université. Merci pour vos contributions pendant toutes ces années.
Un sondage mené par la firme McLean & Company a confirmé qu’une majorité (55,4 %) des membres du personnel se sentent énergiques, passionnés, dévoués et très impliqués dans leur travail et dans l’organisation. Les résultats démontrent que 27,7 % des employés et employées sont partiellement engagés ou sur le point de l’être pleinement. On a également demandé aux employées et employés dans quelle mesure ils recommanderaient les Technologies de l’information comme un excellent lieu de travail à une amie ou un ami qualifié ou à un membre de la famille, ce qui a abouti à un résultat de 16,9, ce qui est nettement supérieur à la moyenne globale de 8,0 dans l’ensemble des organisations d’enseignement supérieur. Avec des données significatives en main, un comité sur l’engagement et la satisfaction du personnel a été formé par les employées et employés en vue de travailler étroitement avec les membres de la communauté informatique afin d’obtenir leur contribution et rétroaction sur la manière de traiter les facteurs ayant mené à des résultats moyens et faibles et de mesurer le progrès d’année en année.
Nous favorisons l’épanouissement et le bien-être de notre personnel, et mettons l’accent sur la solidarité et la collaboration. Les employées et employés le ressentent.
Merci à vous tous pour votre implication et votre soutien tout au long de l’année.
2. CORPS PROFESSORAL
Le comité consultatif des professeurs a repris ses activités et s’est rencontré cinq fois cette année. Ces rencontres permettent aux membres du corps professoral de sensibiliser les Technologies de l’information à leurs préoccupations.
Cette collaboration a une incidence positive sur l’expérience d’enseignement des membres du corps professoral. Leurs besoins sont pris en compte, et les Technologies de l’information apportent des solutions aux problèmes soulevés.
Par exemple, l’amélioration de l’équipement dans les salles de classe ou le déploiement du système de gestion des applications mobiles pour sécuriser les appareils fournis par l’Université ont été appréciés par les professeurs et professeures.
Le comité consultatif des professeurs a un impact sur les services informatiques
Vous souhaitez apporter votre pierre à l’édifice? Veuillez envoyer un courriel au comité consultatif des professeurs.
« Les échanges que nous avons eus avec l’équipe technique ont été formidables. Nous avons pu exprimer nos soucis, petits et grands, et tous nos commentaires ont été reçus de manière constructive et positive. Je pense, par exemple, aux discussions que nous avons eues à propos de la console de demandes de services, de l’intégration de MS Teams, de l’éparpillement des systèmes ou des problèmes d’accès au RPV pour les étudiants du premier et du deuxième cycle. Dans tous les cas, nos doléances ont été entendues, et des solutions ont été mises en place ou bien sont en train de l’être. J’ai par exemple dû gérer un problème d’accès pour des étudiants du premier cycle accédant à des systèmes hébergés aux États-Unis. Les étudiants se trouvant en Iran voyaient leurs accès bloqués par la compagnie américaine. Une solution d’accès RPV discutée lors de la dernière réunion du comité va me permettre de gérer dorénavant le problème. Ce comité se déroule comme tous le devraient, mais comme peu le font : écoute mutuelle, approche constructive, on cherche à trouver des solutions plutôt que des justifications. » - Guy-Vincent Jourdan, professeur à la Faculté de génie
« Je suis ravie de faire partie d’un comité où les idées et les commentaires des professeurs concernant les services et les logiciels qui soutiennent la recherche et l’enseignement à l’Université sont au premier plan. Je pense que les progrès réalisés grâce au comité consultatif des professeurs sont inestimables, non seulement pour les professeurs et les chercheurs, mais aussi pour la communauté universitaire dans son ensemble. » - Melissa Brasgold, spécialiste du développement pédagogique et de l’apprentissage numérique
3. COMMUNAUTÉ DE RECHERCHE
Cette année nous avons étendu notre soutien aux scientifiques de la communauté de recherche grâce à une subvention de notre partenaire du Réseau canadien pour l’avancement de la recherche, de l’industrie et de l’enseignement (CANARIE). Nous offrons à ces chercheuses et chercheurs de l’assistance et du soutien au développement, en plus de séminaires et d’ateliers organisés plusieurs fois par année pour leur apprendre comment programmer ou accéder à des données et générer les résultats dont ils ont besoin.
En avril dernier, l’Équipe de développement de logiciels de recherche (EDLR) a lancé son deuxième appel aux propositions, invitant les chercheuses et chercheurs de l’Université d’Ottawa à présenter une demande de soutien pour le développement de leurs logiciels. Les groupes de recherche sélectionnés auront ainsi accès à l’expertise de professionnelles et professionnels ainsi qu’à des diplômées et diplômés qualifiés et formés par l’équipe.
Nous sommes en train de travailler sur une deuxième demande de subvention et, en parallèle, sur un modèle qui permettra d’offrir ce service en permanence.
Saviez-vous que vous pouvez prendre de meilleures décisions grâce à la nouvelle plateforme de données de l’Université d’Ottawa? La plateforme de données a été créée pour recueillir des données et effectuer des analyses permettant de prendre des décisions d’affaires éclairées.
« Les collègues de l’EDLR ont apporté un soutien inestimable à la construction du site Web du Programme de recherche sur l’éducation et la formation à l’entrepreneuriat inclusif et à la réalisation de multiples enquêtes mondiales, et ont aidé l’équipe de recherche à envisager les prochaines étapes pour améliorer la collecte de données et la mobilisation des connaissances. Aujourd’hui, ce projet financé par le CRSH mobilise plus de 90 experts universitaires dans 19 pays. » – Barbara Orser, professeure titulaire à l’École de gestion Telfer, programme de recherche sur l’éducation et la formation à l’entrepreneuriat inclusif
4. POPULATION ÉTUDIANTE
De nombreux outils ont été déployés cette année pour répondre aux besoins des étudiantes et étudiants et renforcer la sécurité numérique.
L’année a débuté par le déploiement de l’authentification à facteurs multiples (AFM) dans les différentes facultés pour l’ensemble de la population étudiante. L’objectif? Permettre aux étudiantes et étudiants d’accéder aux systèmes et aux applications de l’Université en toute sécurité et réduire considérablement le nombre de comptes compromis.
De plus, le Service V.I.T., dédié aux membres de la population étudiante, a été créé pour améliorer leur expérience utilisateur. Ce service aide les étudiants et étudiantes à régler leurs problèmes techniques et offre des formations personnalisées sur les systèmes qu’ils utilisent – uoZone, Brightspace, Zoom et bien plus. Ce sont des étudiants et des étudiantes qui traitent les demandes, une valeur ajoutée qui contribue à libérer le Centre de services.
« L’apprentissage en ligne, hybride ou bimodal devient de plus en plus courant dans les universités et les collèges. Plusieurs technologies de communication modernes ont été utilisées dans les cours dans le but d’augmenter les interactions collaboratives entre les étudiants. Les forums de discussion ont été utiles et sont plus efficaces pour promouvoir l’amélioration des compétences de pensée critique et le retour d’information des étudiants. En outre, des discussions ont eu lieu sur la relation entre la participation active des étudiants et le niveau de connaissances qu’ils ont acquis grâce aux forums de discussion. Les forums de discussion ont le potentiel d’améliorer l’acquisition de connaissances et la collaboration. » - Linda Diokpa, étudiante en communication, Faculté des arts
5. Partenariats
Nous travaillons en étroite collaboration avec nos partenaires pour offrir la meilleure expérience possible à chaque membre de la population étudiante, du corps professoral et du personnel.
Des partenariats ont été signés avec différentes organisations externes pour améliorer notre réseau interne et offrir de meilleurs services.
Nous allons encore plus loin avec notre nouveau partenaire Telus afin de nous connecter à la 5G. Cette innovation ouvrira la porte à de multiples possibilités en recherche et développement, notamment en santé, en médecine intelligente et en cybersécurité.
Pour plus de flexibilité, nous avons migré le système de gestion des services TOPdesk vers le nouveau Centre canadien de données. Ce changement majeur a touché l’ensemble de notre clientèle, à savoir la population étudiante, le corps professoral et le personnel. Rappelons que l’Université d’Ottawa est la première université canadienne à choisir ce produit comme solution de gestion des services TI. Nous sommes fiers des avantages que ce système apporte (plus de sécurité, diminution des interruptions de service, temps de réponse plus rapide, connexion plus rapide à l’outil de libre-service).
« Il est possible de chercher vos propres solutions en consultant les articles de connaissances. Vous pouvez faire les suivis de toutes vos demandes, car elles sont toutes localisées sous un même toit. Vous pouvez y trouver les divers services disponibles et placer vos demandes en ligne de façon efficace et rapide. Puisque vous vous identifiez pour accéder au portail, nous savons qui vous êtes et quels services sont disponibles pour vous. De plus en plus de départements offrant des services à notre communauté universitaire ajoutent leurs services sur notre portail. » - Jean-François Dion, gestionnaire TI, Équipe de gestion des services
Des initiatives ont aussi été menées par d’autres groupes TI de l’Université. Nous avons ainsi pu apprécier les différentes initiatives menées par l’équipe de la Faculté de génie pour renforcer la sécurité des utilisateurs et utilisatrices. Consultez les cinq projets transformateurs en TI à la Faculté de génie.
Medtech, le service de gestion de l’information de la Faculté de médecine, n’est pas en reste en termes d’innovation et de collaborations technologiques, car de nouveaux services sont en place pour soutenir le personnel et la population étudiante.
Nous cherchons toujours à maximiser les investissements informatiques pour assurer notre transformation numérique. Pour ce faire, les projets sont sélectionnés et classés selon les priorités.
Ainsi, l’équipe des Technologies de l’information se réjouit de collaborer avec ses partenaires pour continuer à construire l’Université de demain.
Workday
L’Université d’Ottawa ajoutera sous peu le système Workday à la gamme des outils technologiques offerts à l’ensemble de sa communauté. Il s’agit d’un investissement majeur pour notre établissement, qui aura pour effet de moderniser ses services administratifs en matière de finances et de ressources humaines. Toutefois, l’investissement n’est pas seulement monétaire : plus de 350 employées et employés de tous les secteurs de l’Université ont déjà contribué au projet, et davantage s’y joignent pour mettre la main à la pâte et en faire une réussite.
« Il s’agit certainement d’un projet d’envergure pour notre Université, et son impact ne se limite pas seulement à nos systèmes, mais il rejaillit sur toute notre communauté. Les bénéfices seront ressentis dans les différentes sphères du travail du personnel, en facilitant le partage d’information et en simplifiant notre approche de nos processus d’affaires. » – Jasmine Liboiron, gestionnaire en gestion du changement
Web : Drupal 9 pour améliorer l’expérience utilisateur
L’Université d’Ottawa a entamé la refonte des sites Web des services et facultés pour rendre notre Université plus agile, plus influente, plus interconnectée et plus durable, comme précisé dans le plan stratégique Transformation 2030.
L’objectif est de guider les utilisatrices et utilisateurs vers ce qui est pertinent pour eux, de la manière la plus efficace et efficiente qui soit – c’est ce à quoi ils s’attendent.
À ce jour, l’équipe de Perspective Web a fait à 39 lancements, dont 118 sites Web, entre le 15 juillet 2021 et le 27 avril 2022. Pour ce faire, un nouveau système de conception numérique a été intégré et permet de faciliter la création et le partage de contenu.
Le système de gestion de contenu Web a été mis à jour, passant de Drupal 7 à Drupal 9, et contient de nouvelles fonctionnalités Web qui ont été ajoutées par le biais d’Acquia (hébergement en nuage, syndication de contenu, etc.).
« Merci à l’équipe de PWP pour l’accompagnement dans notre transition vers un nouveau site Web. C’était une grosse étape, avec beaucoup de contenu et plusieurs secteurs de la faculté d’impliqués. Le résultat fut très bien accueilli et l’équipe Web reste à l’écoute pour répondre à nos besoins. » - Augustin Denis, programmeur web de la Faculté de droit
« Ce fut un plaisir de travailler avec le groupe de professionnels dévoués que sont la communauté Web de l’Université d’Ottawa et l’équipe du projet PWP. Il y a encore du contenu à transformer et des fonctionnalités à venir, mais la solution qui en résulte permet à tous, de publier rapidement et facilement du contenu sur plusieurs sites sans intervention technique. La plateforme et le nouveau design sont agiles, flexibles, rapides et adaptés aux mobiles. Elle permet une expérience plus cohérente pour les visiteurs, et rend possible le partage de contenu entre les sites. Je suis fier du produit final et je veux que tous ceux qui y ont contribué, sachent combien l’équipe est reconnaissante de travailler avec vous! » - Dominic Wong-Fortin, gestionnaire des applications
Sécurité : Gestion des applications mobiles
Avec la nouvelle norme de télétravail, il est plus que nécessaire pour les Technologies de l’information de veiller à la sécurité numérique de nos collaboratrices et collaborateurs qui utilisent leurs appareils mobiles personnels pour accéder aux différentes applications de l’Université. Pour garantir cette sécurité, nous avons mis en place la gestion des applications mobiles (GAM), qui ajoute des barrières de protection et permet aux utilisatrices et utilisateurs d’accéder aux ressources en tout temps.
C’est un projet de grande envergure qui sera achevé d’ici la fin de l’année 2023, et nous espérons que les membres du personnel de l’ensemble des facultés et services auront installé l’application sur leurs téléphones. La première phase est en cours et comprend la gestion des applications mobiles pour le personnel de soutien. Une deuxième phase commencera bientôt pour le corps professoral, les vice-rectorats et les directions de service.
« Le projet de gestion des applications mobiles (GAM) permet à l’Université d’offrir un accès mobile aux données de l’Université d’Ottawa tout en maintenant un haut niveau de sécurité. Étant donné qu’un grand nombre de personnes travaillent maintenant à distance et sur place, il était important de s’assurer que nous offrions une certaine flexibilité à nos utilisateurs, tout en protégeant les informations sensibles. Nous avons hâte de terminer l’intégration de tout le personnel de soutien et universitaire de l’Université. » - Alex Dipietro, gestionnaire, Infrastructure TI et opérations
