המשלחת התארגנה בישראל בשלושה מהלכים מקבילים: ציוות המשלחת, איגום תקציבי ורכישת ציוד
הציוות התבצע כששניים מחברי המשלחת (דר' יואב מוטרו ותמיר אשוול) הם עובדי משרד החקלאות ושניים נוספים (תומר רגב ויואב מולר) הם מהמגזר הפרטי
האיגום התקציבי נעשה על ידי משרד החוץ, כאשר כח האדם הנוסף (דר' יואב מוטרו ותמיר אשוול) וחלק קטן מהציוד, ניתן על ידי משרד החקלאות. העלות הכוללת כ-2 מליון ₪ - כלל בעיקר ציוד שנתרם לממשלת אתיופיה למען המשך עשייה כנגד הארבה
הציוד כלל כמות גדולה של מרססים (100), רחפנים (27) וציוד נילווה לתפעול ההשתלמות ותרגול לחימה בשטח – סך הכל יותר מ-2 טון ציוד. כל הציוד נשלח בשלושה משלוחים אוויריים נפרדים דרך הדואר הדיפלומטי בתהליך מורכב