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Community Eligibility Provision (CEP) Communications Toolkit Can be used for other non-pricing models too!

Congratulations!

Your district has decided to elect the Community Eligibility Provision (CEP) at some or all of your schools. CEP is a great way to ensure all students can participate in school breakfast and lunch at no cost. However, it can be a big change for students, families, and school staff. This toolkit will help you navigate that change and help you effectively communicate your exciting CEP news.

Within this toolkit you will find strategies and sample language. You will also find downloadable graphics, posters, and social media posts to customize and use for your school district.

With minor tweaks, this toolkit can also be used for districts using other non-pricing models like Provision 2 and state-funded universal free meals.

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¡Felicidades!

Su distrito ha decidido elegir la Provisión de Elegibilidad Comunitaria (CEP) en algunas o todas sus escuelas. CEP es una excelente manera de garantizar que todos los estudiantes puedan participar en el desayuno y el almuerzo escolar sin costo alguno. Sin embargo, puede ser un gran cambio para los estudiantes, las familias y el personal escolar. Esta guía le ayudará a navegar ese cambio y lo ayudará a comunicar de manera efectiva sus emocionantes noticias de CEP.

Dentro de esta guía usted encontrará ejemplos de estrategias y lenguaje. También encontrará gráficas descargables, carteles y publicaciones en redes sociales para personalizar y usar en su distrito escolar.

Who needs to know about CEP? // ¿Quién necesita saber sobre el CEP?

Click on the audience names below to go directly to each section:

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Haga clic en los nombres de las audiencias a continuación para ir directamente a cada sección:

What do they need to know? // ¿Qué necesitan saber?

STUDENTS

Students must be aware that they can receive a reimbursable breakfast and lunch daily at no cost to them or their families. Some promotion ideas include:

  • Advertise breakfast and lunch on banners, posters, and scrolling marquees around the school.
  • Include information about the program on your school nutrition website, district website, and student manuals.
  • Promote free school meals on social media, at school events, and over the morning announcements.
  • Use phrases in the serving line such as “See you at lunch” and “Don’t forget about your breakfast tomorrow morning.”

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ESTUDIANTES

Los estudiantes deben saber que pueden recibir un desayuno y almuerzo reembolsable todos los días sin costo alguno para ellos o sus familias. Algunas ideas de promoción incluyen:

Anuncie el desayuno y el almuerzo en pancartas, carteles y marquesinas desplazables alrededor de la escuela.

  • Incluya información sobre el programa en el sitio web de nutrición de su escuela, el sitio web del distrito y los manuales de los estudiantes.
  • Promocione las comidas escolares gratuitas en las redes sociales, en los eventos escolares y en los anuncios matutinos.
  • Use frases en la línea de servicio como “Nos vemos en el almuerzo” y “No se olvide de su desayuno mañana en la mañana”.

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Sample Social Media Posts:

  • Did you know that all kids at [insert school name] eat free? No need to sign-up or register. All students receive free breakfast and lunch every day.
  • Free school meals! All breakfast and lunch served at [insert school name] is free to ALL students.
  • Breakfast and lunch are now free for all students! Don’t get hangry. Get school meals!
  • Grab your breakfast and lunch today and every day. It’s free!

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Ejemplos de publicaciones en redes sociales:

  • ¿Sabía que todos los niños de [inserte el nombre de la escuela] comen gratis? No es necesario apuntarse o registrarse. Todos los estudiantes reciben desayuno y almuerzo gratuitos todos los días.
  • ¡Comidas escolares gratuitas! Todos los desayunos y almuerzos que se sirven en [insertar el nombre de la escuela] son gratuitos para TODOS los estudiantes.
  • ¡El desayuno y el almuerzo ahora son gratuitos para todos los estudiantes! No se quede con hambre. ¡Obtenga comidas escolares!
  • Tome su desayuno y almuerzo hoy y todos los días. ¡Es gratuito!
Social media graphics
Posters
Banners

To add your school's logo, download the PDF files of the customizable graphics HERE and use Adobe Acrobat to insert your logo.

PARENTS, CAREGIVERS AND FAMILIES

Parents, caregivers, and families are essential to let know that meals are available for free for all students. You may consider contacting parents through:

  • New school year welcome packets
  • Mid-year letters reminding families of free school meals
  • Local press through news articles, radio, TV news stations, social media, and community events. Use this template press release to reach out to local media!
  • Include information about the program on your school nutrition website, district website, and student manuals
  • District e-mail blasts, phone calls, or robo-calls

Sample Letter or Email to Families:

Dear [parent/guardian]

We are happy to announce that [insert school] offers free meals (both breakfast and lunch) to all students through a program called the Community Eligibility Provision (CEP). CEP is a federal program that allows eligibile schools to offer free breakfast and lunch to all students. No sign-up or pre-registration is required, so families no longer have to complete free or reduced-price meal applications! Meals are nutritious and delicious, so consider having your child eat breakfast and lunch with us. Please contact [insert nutrition department contact] if you have any questions.

If your school does not have district-wide CEP, include: Not all schools operate CEP due to federal eligibility requirements; however, we will revisit eligibility each year to determine if more schools are eligible.

If your state requires alternative income forms, include: However, families will need to complete the [insert name of form] to help our school qualify for additional funds that support your child’s education.

Need more information on partial/site-based CEP implementation? Check out No Kid Hungry’s resource Tips for Making Site-Based/Partial CEP Work.

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PADRES, CUIDADORES Y FAMILIAS

Los padres, cuidadores y familiares son esenciales para informar que las comidas están disponibles de forma gratuita para todos los estudiantes. Puede considerar comunicarse con los padres a través de:

  • Nuevos paquetes de bienvenida del año escolar
  • Cartas de mitad de año que recuerdan a las familias las comidas escolares gratuitas
  • Prensa local a través de artículos de noticias, estaciones de noticias de radio y televisión, redes sociales y eventos comunitarios. ¡Use esta plantilla de comunicado de prensa para comunicarse con los medios locales!
  • Incluya información sobre el programa en el sitio web de nutrición de su escuela, el sitio web del distrito y los manuales de los estudiantes.
  • Envío masivo de correos electrónicos, llamadas telefónicas o llamadas automáticas del distrito.

Ejemplo de Carta o Correo Electrónico para las Familias:

Estimado (Padre / Tutor),

Nos complace anunciar que [insertar escuela] ofrece comidas gratuitas (tanto desayuno como almuerzo) a todos los estudiantes a través de un programa llamado Provisión de Elegibilidad Comunitaria (CEP). CEP es un programa federal que permite que las escuelas elegibles ofrezcan desayuno y almuerzo gratis a todos los estudiantes. !No es necesario inscribirse ni preregistrarse, por lo que las familias ya no tienen que completar solicitudes de comidas gratuitas o de precio reducido! Las comidas son nutritivas y deliciosas, así que considere que su hijo desayune y almuerce con nosotros. Por favor, comuníquese con [insertar contacto del departamento de nutrición] si tiene alguna pregunta.

Si su escuela no tiene CEP en todo el distrito, incluya: No todas las escuelas operan CEP debido a los requisitos de elegibilidad federales; sin embargo, revisaremos la elegibilidad cada año para determinar si más escuelas son elegibles.

Si su estado requiere formularios de ingresos alternativos, incluya: Sin embargo, las familias deberán completar [insertar el nombre del formulario] para ayudar a nuestra escuela a calificar para fondos adicionales que respalden la educación de su hijo.

¿Necesita más información sobre la implementación de CEP parcial/basada en el sitio? Consulte el recurso de No Kid Hungry Consejos para hacer que el CEP parcial/basado en el sitio funcione.

TEACHERS

Teachers can play an important role in encouraging students and families to participate in school meals. Have teachers reiterate that breakfast and lunch are free to all students at parent teacher interactions and meetings. Teachers are also a great partner in schools that operate alternative breakfast models like breakfast in the classroom, grab-and-go, or second chance breakfast. They can encourage students to participate and can direct any late students to the cafeteria to pick up breakfast. All alternative breakfast models are easier to operate with CEP too!

It’s critical that teachers are informed as they often support younger students in remembering PIN numbers, managing lunch money, etc. So, be sure to communicate with teachers before the school year starts and periodically throughout the year.

Sample Letter or Email to Teachers and School Staff:

Our school is participating in the Community Eligibility Provision (CEP) program this school year. CEP is a federal program that allows eligible schools to offer free breakfast and lunch to all students. There are now no [insert as applicable: PINs for you to distribute, class lists for you to prepare, lunch money for you to help manage etc.] Nothing about the meals themselves has changed, and they all still meet the same nutritional standards they always have. Please contact [insert nutrition department contact] if you have any questions.

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MAESTROS

Los maestros pueden desempeñar un papel importante a la hora de animar a los alumnos y las familias a participar en las comidas escolares. Haga que los maestros reiteren que el desayuno y el almuerzo son gratuitos para todos los estudiantes en las interacciones y reuniones de padres y maestros. Los maestros también son un gran socio en las escuelas que operan modelos alternativos de desayuno, como desayuno en el salón de clases, desayuno para llevar o desayuno de segunda oportunidad. Ellos pueden alentar a los estudiantes a participar y pueden dirigir a cualquier estudiante que llegue tarde a la cafetería para que recoja el desayuno. ¡Todos los modelos de desayuno alternativos también son más fáciles de operar con CEP!

Es fundamental que los maestros estén informados, ya que a menudo ayudan a los estudiantes más jóvenes a recordar los números PIN, administrar el dinero del almuerzo, etc. Por lo tanto, asegúrese de comunicarse con los maestros antes de que comience el año escolar y periódicamente durante todo el año.

Ejemplo de Carta o Correo Electrónico para Maestros y Personal Escolar:

Nuestra escuela está participando en el programa de Provisión de Elegibilidad Comunitaria (CEP) este año escolar. CEP es un programa federal que permite que las escuelas elegibles ofrezcan desayuno y almuerzo gratuito a todos los estudiantes. Ahora no hay [insertar según corresponda: PINs para distribuir, listas de clases para preparar, dinero para el almuerzo para ayudar a administrar, etc.] Nada sobre las comidas en sí ha cambiado, y todas siguen cumpliendo con los mismos estándares nutricionales que siempre han tenido. Comuníquese con [insertar contacto del departamento de nutrición] si tiene alguna pregunta.

NUTRITION DEPARTMENT STAFF

Your team will be operating under CEP and need to be aware of the operational differences between CEP and traditional counting and claiming. Be sure to inform staff:

- Which schools will be operating CEP (if not district-wide)

- What changes:

  • We don’t collect any money for reimbursable meals.
  • We don’t use cash registers or PINs (if applicable).

- What stays the same:

  • We still have to count meals at the end of the line.
  • We still have to check that students have a reimbursable meal.
  • We will use a [insert: tally, clicker, etc.]. Remember to demonstrate how to use the clicker and set it to zero if appropriate.

- Only one breakfast and one lunch per day per student are allowed at no charge; second meals must be paid at the adult meal price. Consider posting a sign in the cafeteria that says, “One meal per student per day. Second meal $[insert price].” That way, unless the staff member is certain it is a second meal, they can avoid asking the student.

Questions? Need additional support?

Check out bestpractices.nokidhungry.org/CEP for more resources, or email bestpractices@strength.org to get in touch.

Don’t forget to share this resource with a friend or co-worker!

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PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE NUTRICIÓN

Su equipo operará bajo CEP y debe conocer las diferencias operativas entre CEP y el conteo y reclamo tradicional. Asegúrese de informar al personal:

- Qué escuelas estarán operando CEP (si no en todo el distrito)

- Que cambió:

  • No cobramos dinero por comidas reembolsables.
  • No utilizamos cajas registradoras ni PIN (si corresponde).

- Lo que permanece igual:

  • Todavía tenemos que contar las comidas al final de la fila.
  • Todavía tenemos que verificar que los estudiantes tengan una comida reembolsable.
  • Usaremos un [insertar: contador, clicker, etc.]. Recuerde demostrar cómo usar el clicker y ponerlo a cero si corresponde.

- Solo se permite un desayuno y un almuerzo por día por estudiante sin cargo; las segundas comidas deben pagarse al precio de la comida para adultos. Considere colocar un letrero en la cafetería que diga: “Una comida por estudiante por día. Segunda comida $[insertar precio]”. De esa manera, a menos que el miembro del personal esté seguro de que es una segunda comida, puede evitar preguntarle al estudiante.

¿Preguntas? ¿Necesita apoyo adicional?

Visite bestpractices.nokidhungry.org/CEP para obtener más recursos, o envíe un correo electrónico a bestpractices@strength.org para ponerse en contacto.

¡No olvide compartir este recurso con un amigo o compañero de trabajo!